Budowanie zespołu • Komunikacja w biznesie • EFEKTYWNA KOMUNIKACJA MAILOWA METODĄ 7C

EFEKTYWNA KOMUNIKACJA MAILOWA METODĄ 7C

Czas czytania: 5min.

Komunikacja mailowa to jedno z najczęściej używanych narzędzi w biznesie. Jak często zdarza się, że e-maile są źle zrozumiane? Aby tego uniknąć, warto poznać metodę 7C, która pomoże Ci tworzyć skuteczne i profesjonalne wiadomości.

Efektywna komunikacja przez maile w modelu 7C powinna być:

  • 1. Clear (Jasna)
  • 2. Concise (Zwięzła)
  • 3. Concrete (Konkretna)
  • 4. Correct (Poprawna)
  • 5. Coherent (Logiczna)
  • 6. Complete (Kompletna)
  • 7. Courteous (Uprzejma)

W artykule poniżej sprawdzisz, jak zastosować w praktyce każdą z siedmiu wskazówek, żeby przepływ maili był sprawny i skuteczny.

1. Clear (Jasność)

Jasność to podstawa skutecznej komunikacji mailowej. Chcesz, żeby odbiorca od razu zrozumiał, o co Ci chodzi?

  • Używaj prostego języka: Zamiast skomplikowanych słów, używaj tych, które wszyscy zrozumieją.
  • Strukturyzuj wiadomość: Krótkie akapity, wypunktowania i numeracja to Twoi przyjaciele.
  • Wyróżniaj najważniejsze informacje: Pogrubienie to świetny sposób na podkreślenie kluczowych punktów.

Przykład: Zamiast pisać: „Proszę o dostarczenie dokumentacji technicznej, która będzie nieodzowna do finalizacji projektu.” Napisz: „Proszę o przesłanie dokumentów technicznych potrzebnych do zakończenia projektu.”

2. Concise (Zwięzłość)

Nikt nie lubi czytać długich e-maili. Zwięzłość to klucz do sukcesu. Jak to zrobić?

  • Skup się na głównym celu: Usuń wszystko, co nie jest bezpośrednio związane z tematem.
  • Unikaj powtórzeń: Nie mów tego samego na różne sposoby.

Przykład: Zamiast pisać: „Chciałbym przypomnieć, że mamy zaplanowane spotkanie na przyszły tydzień. Spotkanie to odbędzie się w środę o godzinie 10:00. Proszę upewnij się, że będziesz dostępny na spotkaniu, które odbędzie się w środę o godzinie 10:00.” Napisz: „Przypominam o spotkaniu w środę o 10:00. Proszę o potwierdzenie obecności.”

3. Concrete (Konkretność)

Konkretność to precyzyjne informacje bez miejsca na domysły. Jak to osiągnąć?

  • Podaj konkretne dane: Daty, liczby, godziny – to wszystko jest ważne.
  • Unikaj ogólników: Bądź precyzyjny w swoich wymaganiach.

Przykład: Zamiast pisać: „Proszę o szybkie przesłanie dokumentów.” Napisz: „Proszę o przesłanie dokumentów do piątku, 20 lipca, do godziny 15:00.”

4. Correct (Poprawność)

Poprawność to zarówno gramatyka, jak i fakty. Błędy mogą wprowadzać zamieszanie. Co zrobić?

  • Sprawdź pisownię i gramatykę: Używaj narzędzi do sprawdzania pisowni.
  • Zweryfikuj fakty: Upewnij się, że podane informacje są prawdziwe i aktualne.

Przykład: Zamiast pisać: „Przesyłam plik do analizy, załącznik zawiera dane z roku 2023.” Napisz: „Przesyłam plik do analizy. Załącznik zawiera dane z 2023 roku.”

5. Coherent (Spójność)

Spójność to logiczny porządek i zrozumiałość. Jak to osiągnąć?

  • Używaj logicznych łączników: Pomagają w płynnym przejściu między częściami wiadomości.
  • Unikaj zbędnych informacji: Każdy akapit powinien odnosić się do głównego tematu.

Przykład: Zamiast pisać: „Proszę o dostarczenie raportu. W zeszłym tygodniu odbyło się spotkanie. Czy mógłbyś także sprawdzić dane sprzedaży?” Napisz: „Proszę o dostarczenie raportu z ostatniego spotkania oraz sprawdzenie danych sprzedaży z zeszłego tygodnia.”

6. Complete (Kompletność)

Kompletność to wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu. Jak to zrobić?

  • Podaj wszystkie szczegóły: Odbiorca nie powinien musieć dopytywać o dodatkowe informacje.
  • Załącz potrzebne dokumenty: Jeśli coś jest wymagane, upewnij się, że jest dołączone.

Przykład: Zamiast pisać: „Proszę o przesłanie raportu.” Napisz: „Proszę o przesłanie raportu z danymi sprzedaży za czerwiec, w formacie PDF, do końca dnia.”

7. Courteous (Uprzejmość)

Uprzejmość to klucz do profesjonalizmu. Jak być uprzejmym?

  • Używaj grzecznych zwrotów: „Proszę”, „dziękuję”, „czy mógłbyś” itp.
  • Unikaj negatywnego tonu: Nawet jeśli musisz przekazać negatywną informację, zrób to konstruktywnie.

Przykład: Zamiast pisać: „Nie dostarczyłeś raportu na czas.” Napisz: „Chciałbym przypomnieć o terminie dostarczenia raportu, który minął. Czy mógłbyś go przesłać jak najszybciej?”

Przykład e-maila nie uwzględniającego zasad 7C

Temat: Raport

Cześć,

Czy mógłbyś przesłać mi ten raport jak najszybciej? Wiesz, ten, o którym rozmawialiśmy ostatnio. Myślę, że potrzebuję wszystkich danych, wiesz, tych, które są najważniejsze. I sprawdź też, proszę, czy wszystko jest OK. Dzięki!

Pozdrawiam, Jan

Przykład e-maila uwzględniającego wszystkie zasady 7C

Temat: Prośba o przesłanie raportu sprzedaży za czerwiec

Cześć Adam,

Proszę o przesłanie raportu sprzedaży za czerwiec do końca tygodnia, czyli do piątku, 20 lipca, do godziny 15:00. Raport powinien zawierać szczegółowe dane dotyczące sprzedaży wszystkich produktów oraz analizę wyników w porównaniu do poprzednich miesięcy.

Proszę także o upewnienie się, że wszystkie dane są poprawne i kompletne. Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji lub masz jakiekolwiek pytania, daj mi znać.

Dziękuję i pozdrawiam,

Jan Kowalski Specjalista ds. Sprzedaży [Twój numer telefonu] [Twój e-mail]

Podsumowanie

Efektywna komunikacja mailowa to sztuka, która wymaga uwagi i staranności. Zastosowanie metody 7C – jasność, zwięzłość, konkretność, poprawność, spójność, kompletność i uprzejmość – pomoże Ci tworzyć wiadomości, które są nie tylko profesjonalne, ale także skuteczne. Pamiętaj, że każdy e-mail, który wysyłasz, jest wizytówką Ciebie i Twojej firmy. Dbając o jakość komunikacji mailowej, budujesz lepsze relacje biznesowe i zwiększasz efektywność swoich działań.

 

Paulina Zawadka

Źródło: https://www.mindtools.com/pages/article/newCS_85.htm