JAK ZADBAĆ O EFEKTYWNĄ REALIZACJĘ ZADAŃ?

Wielu menedżerów obecną sytuację postrzega jako ogromne zagrożenie dla codziennej produktywności pracowników, efektywności zespołu i finalnie jako zagrożenie dla realizacji celów. Siedzi gdzieś tam w naszej głowie myśl, że jednak ludzie to leniuszki i nie bardzo będzie im się chciało pracować. A jeszcze jak nie ma ich w biurze, to przecież tego nie będzie widać! Niezależnie od poziomu „leniuszkowości”, znane nam są sposoby i narzędzia pomagające zadbać o dobry poziom produktywności.

Niezależnie od sytuacji warto pamiętać, że rozproszenie uwagi i generalne rozprężenie w takich sytuacjach będzie wynikać przede wszystkim z kontekstu emocjonalnego (poczucie bezpieczeństwa), aniżeli braku zaangażowania w realizację zadań.

Planowanie i organizacja pracy

Pierwszym problemem, z jakim zderzy się każdy z Twoich pracowników to ogarnięcie własnej kuwety – co właściwie mam zrobić i do kiedy w tej sytuacji? Czy dotychczasowe ustalenia i harmonogramy są w mocy? Gdy skończę jedno zadanie, czym mam się zająć w następnej kolejności? To są pytania, które ludzie będą sobie zadawać niezależnie od tego jaki będzie ich poziom motywacji. Zadaniem menedżera w tej sytuacji jest zapewnienie odpowiedzi, które pomogą w organizacji codziennej pracy. O co warto zadbać w kontekście organizacji pracy zespołu?

Ustal priorytety, by skupić uwagę i zmniejszyć wpływ rozpraszaczy. Zespół musi wiedzieć, jakie są priorytety. Zweryfikuj dostępne informacje i ustal trzy najważniejsze priorytety. Jeśli masz duży zespół, top 3 powinny dotyczyć priorytetów dla całego zespołu (na tej podstawie każdy określi własne priorytety indywidualnie). Jeśli masz mniejszy zespół (lub trochę więcej czasu), zastanów się chwilę i wyznacz top 3 dla każdego członka zespołu. WAŻNE: myśl o priorytetach w horyzoncie nie dalej jak tydzień – dwa. Sytuacja jest dynamiczna i będzie się zmieniać.

Narzędzia organizacji pracy: Trello (tablica Kanban), Nozbe, Microsoft To Do

Efektywna komunikacja mailowa i na komunikatorach.

Drugim, największym wyzwaniem, z którym będzie mierzył się Twój zespół w kontekście pracy zdalnej, będzie utrzymanie dobrego poziomu komunikacji. Wiemy z doświadczenia, że nie działa to idealnie jak widzimy się na co dzień, czego więc można spodziewać się teraz? By uniknąć zatorów warto zadbać o narzędzia wspierające przepływ informacji tu i teraz w formie czatu oraz o umiejętność sprawnego komunikowania się za pomocą wiadomości pisanych. O tym więcej poczytasz TUTAJ #.

Narzędzia komunikacji: Microsoft Teams, Slack

Rytuały, zwyczaje i nawyki wspierające organizację pracy.

Trzecim wyzwaniem będzie motywacja do działania. Szczególnie w sytuacji kryzysowej, nowej, w której brakuje nam pełnych informacji, nie ma co oczekiwać, że każdy z nas będzie działał na 100% swoich możliwości. Sam jako menedżer pewnie masz chwile zwątpienia i łapiesz się na robieniu czegoś co, ujmując delikatnie, nie jest kluczowym zadaniem w chwili obecnej? ;-). A nawet jeśli ta sytuacja skłania Cię do wyciskania ostatnich potów i pracy na zwiększonych obrotach warto byś przyjął, że członkowie zespołu mogą mieć inny system wartości i mieć problem z zebraniem energii do działania. By sobie z tym poradzić zaplanuj stałe punkty dnia i/lub tygodnia, które będą nadawały rytm codziennej pracy.

Stałe punkty sprzyjają ogólnej produktywności i motywują do działania (zarówno w kontekście dążenia do czegoś jak i unikania problemu). Ujmując to w porównanie, są latarniami morskimi, które pozwalają odnaleźć się pomiędzy poszczególnymi punktami ścieżki realizacji zadania. O ile w standardowym trybie pracy nie doceniamy szczególnie ich obecności, o tyle przy pracy zdalnej stają się kluczowe. To tak jak latarnie morskie podczas żeglowania za dnia i nocą. Jakie są sprawdzone pomysły na takie rytuały i zwyczaje?

Spotkanie codzienne (daily) – czyli spotkanie codzienne, które z dużym powodzeniem wykorzystują zespoły pracujące zwinnie (agile). Spotkanie odbywa się zwykle rano, jest umownym początkiem dnia pracy i ma trwać do 15 min. Podczas takiego spotkania każdy odpowiada na trzy pytania:

• Co zrobiłem wczoraj (max 2-3 kluczowe zadania)
• Co planuję zrobić dzisiaj (max 2-3 kluczowe zadania)
• Czego potrzebuję (wsparcia, informacji, pomocy?)

Sprawdzanie maila tylko w określonych porach – przy pracy zdalnej szczególnie bolesne są rozpraszacze uwagi. Gdy już włożymy wysiłek w rozpoczęcie zadania i bum po 10 min. ktoś dzwoni, pisze lub zawraca nam głowę z ważną sprawą cała zebrana energia (do rozpoczęcia zadania) idzie z dymem. Dlatego warto wprowadzić zwyczaj sprawdzania maila w określonych momentach – np.: o określonych godzinach. Wtedy łatwiej nam jest planować sobie własną pracę oraz wiemy kiedy możemy spodziewać się odpowiedzi na pilne wiadomości.

• Wersja minimum: sprawdzamy maila w połowie dnia i pod koniec pracy (z rana chcemy się zajmować ważnymi rzeczami zamiast mailami)
• Wersja max: mniej więcej co półtorej godziny o równych porach (sprawdzanie wiadomości częściej generuje duże obciążenie dla naszej samodyscypliny i systemu skupiania uwagi)

Spotkania czy webinary informacyjne – szczególnie w kontekście sytuacji kryzysowych dezinformacja jest przyczyną największych problemów. Tygodniowy status z informacją gdzie jesteśmy jako zespół, co jeszcze przed nami i czego się spodziewać w najbliższym czasie zdecydowanie pomoże złapać grunt pod nogami. Zmobilizuje do działania jeszcze bardziej, gdy jako zespół będziemy realizować z sukcesem nasze założenia (zadania i deklaracje ze spotkań codziennych).

Narzędzia: Microsoft Teams, WebEx, Eyeson