PIERWSZY TYDZIEŃ PRACY ZDALNEJ – KONTROLA ZNISZCZEŃ CZY PIERWSZE KOTY ZA PŁOTY?

Gdy z dnia na dzień zmienia się nasza rzeczywistość rolą menedżera jest sprawne działanie w poszukiwaniu rozwiązań, które pomogą zespołowi odnaleźć się w trudnej sytuacji. W pierwszych krokach warto pomyśleć o trzech zagadnieniach: sposób komunikacji i przepływu informacji; sposób organizacji pracy w nowych realiach; sposób na radzenie sobie z pojawiającymi się emocjami.

W sytuacji nagłej zmiany, niepewnego kontekstu pracy powinniśmy zadbać przede wszystkim o sprawne „lądowanie” w nowej sytuacji, czyli zadbanie o komfort codziennego funkcjonowania oraz sprawną realizację zadań. To oznacza, że od samego początku powinniśmy spodziewać się spadku produktywności, zaangażowania i możliwości realizacji założonych celów. Jednocześnie, mając tą świadomość powinniśmy się pocieszać świadomością, że pierwsza czkawka rzadko przekłada się na długotrwały spadek produktywności pracy zespołowej, jeśli sprawnie zadziałamy w trzech obszarach:

Sposób komunikacji i przepływu informacji – w pierwszym kroku ustal z pracownikami sposób przepływu informacji w zespole jak i pomiędzy poszczególnymi osobami. Wspólnie podejmijcie decyzję z jakich narzędzi chcecie skorzystać w kontekście poszukiwania informacji (czy mamy do siebie pisać, dzwonić z każdym tematem?) oraz przekazywania informacji (jak informować o problemach lub o realizacji zadania?). Więcej o konkretnych narzędziach TUTAJ #.

Sposób organizacji pracy – druga kwestia to podjęcie decyzji o tym jak organizujemy swój dzień pracy jako zespół. Jeśli nie mamy siebie wzajemnie pod ręką (jak zwykle w biurze) warto określić przedziały godzinowe w których jesteśmy dostępni i możemy się ze spokojnym sumieniem „ścigać” o zrobienie różnych zadań. Wierz mi lub nie, często przy „home office” zdarzają się pracownikom opory w stylu: „czy o 16:15 mogę jeszcze do niego zadzwonić w kwestiach zawodowych?”.

Gdy mamy już ustalone przedziały godzinowe (np.: wszyscy jesteśmy dostępni od 10 do 16 a resztę czasu gospodarujemy swobodnie) warto zadbać też o przestrzeń, w której będziemy zarządzali zadaniami. Miejsce, w którym będziemy na bieżąco z tym co na nas czeka, co aktualnie robią inni a co zostało zakończone. Wspólne miejsce do zarządzania zadaniami pomaga też dyscyplinować się w sytuacji rozprężenia. Więcej o konkretnych narzędziach TUTAJ #.

ABC radzenia sobie z emocjami – idziesz do sklepu i widzisz puste półki. I tak trzy dni z rzędu próbujesz papier toaletowy, który Ci się po prostu skończył. Potrzebujesz tylko jednej „paczki” tego towaru, który stał się deficytowy. Nie przejdzie Ci przez myśl, że może faktycznie ta sytuacja może się nagle znacznie pogorszyć?

Czy tego chcemy czy nie otaczająca rzeczywistość wpływa na nasz stan emocjonalny, który przecież jest źródłem motywacji do działania. Choć oczywiście w mediach (głównie społecznościowych) znajdziemy sporo nawoływań do zachowania spokoju, da się odczuć w powietrzu lekki powiew obaw, strachu, czasem nawet lęku w rozmowach z innymi. Nie mając wiedzy specjalistycznej trudno nam będzie polemizować na ile sytuacja faktycznie wymaga naszej uwagi i zaangażowania (które będzie zabierać od codziennej pracy), warto skupić swoje działania w roli menedżera na radzeniu sobie ze stanem faktycznym. Co konkretnie warto robić?

Bądź wyczulony na emocje

Niezależnie od tego jak dobrze Ty radzisz sobie z sytuacją, inni mogą nie mieć takich umiejętności. Jak się czułeś, gdy ktoś zwracał Ci uwagę (krytyką), gdy ktoś z Twoich bliskich był poważnie chory? Jak się czujesz, gdy ktoś wytyka Ci czego powinieneś był się nauczyć, jeśli właśnie stoisz przed salą w której za 10 min. masz egzamin? W obecności negatywnych emocji (obawa, strach, lęk) warto zwiększyć ilość pozytywnej informacji zwrotnej (doceniania pożądanego zachowania) w porównaniu do negatywnej informacji zwrotnej.

Pozwól na przerwy i pogaduszki (na czacie)

Rozmowa na tematy dla nas ważne scala i buduje poczucie wspólnoty. Czy tego chcemy czy nie, ludzie będą poświęcali czas na wymianę zdania, opinii, plotek na temat tego co się aktualnie dzieje. Pozwól na to, bo (przy założeniu braku siania defetyzmu) daje nam to chwilowe poczucie większej kontroli nad sytuacją.

Jeśli potrzeba, dyscyplinuj ludzi nie kontrolą i wymogami („masz przecież deadline do zrobienia!”) a skupieniem uwagi na kluczowych zadaniach („domknijmy tą prezentację dla zarządu a potem pogadamy jakie zapasy robić: „pasztety czy ryby z puszki”)

Humor. Ale czy warto żartować z tak poważnej sytuacji?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na tak zadane pytanie. Nie jest moim twierdzeniem też, że powinniśmy to robić. Wiem jednak, że humor potrafi obniżyć poziom napięcia emocjonalnego, pomaga w nabraniu dystansu do problemów i daje, przynajmniej chwilowe, poczucie ulgi. Znając swój zespół zauważyłem również, że dla niektórych osób jest to naturalny sposób radzenia sobie z emocjami w stresujących sytuacjach. Obserwując przepływ informacji pomiędzy ludźmi (media społecznościowe) dość wyraźnie na drugi plan komunikatów wysuwają się memy z humorystycznym podejściem do całej sytuacji.

Warto zaakcentować, że jako zespół (oraz społeczeństwo generalnie) mierzymy się z bardzo poważną sytuacją szczególnie w kontekście tego, czym się zajmujemy na co dzień (np.: zapewnienie bezpieczeństwa naszych klientów). Jednocześnie może nikomu z głowy włos nie spadnie, gdy w luźnych rozmowach zażartujemy, że cała ta sytuacja to nie okazja do przedłużonych KoronaFerii ☺

Zobacz teraz: Cześć 2: jak zadbać o komfort emocjonalny w trudnej sytuacji? #