ZESPOŁOWE PODSUMOWANIE ROKU – NA DOBRY POCZĄTEK
Czas czytania: 5min.
Czas ucieka… więc po co te podsumowania?
Poproś członków swojego zespołu o chwilę refleksji nad tym co było, co jest i czego się spodziewają w 2018 roku. Zadanie polega na zapisaniu swoich uwag, pomysłów, przemyśleń w pięciu obszarach:
Przeszłość
- co się wydarzyło, co zapamiętaliśmy z ostatnich miesięcy
Teraźniejszość
- co dzieje się obecnie w naszym zespole
Pozytywy
- to, z czego możemy czerpać korzyści – z czego jesteśmy zadowoleni?
Negatywy
- to, co potrzebujemy zmienić/poprawić – co sprawia, że na co dzień trudniej nam się pracuje?
Przyszłość
Czas ucieka… więc po co te podsumowania?
Dzień zaczyna być trochę dłuższy, myślimy o tym, co było i co nas czeka w przyszłości, robimy podsumowania i rachunki sumienia…
Początek roku, kiedy wszyscy odeśpią już Sylwestra i wdrażają się powoli do codziennych zadań,to dobry moment na zespołowe podsumowanie.
Dlaczego warto znaleźć na nie czas?
Przede wszystkim dlatego, że w Twoim zespole znajdują się zupełnie sensowni, inteligentni ludzie, których dobrze jest posłuchać 🙂 Zespół potrafi dostrzec więcej niż jednostka, więc czemu z tego nie skorzystać?
Po drugie, wyciąganie wniosków zapobiega powtarzaniu ciągle tych samych błędów, dzięki czemu działamy skuteczniej. W gorętszych okresach roku zdarza się, że pędzimy niczym chomiki w kołowrotkach i o żadnej refleksji nie ma mowy, co warto teraz nadrobić.
Po trzecie, i kto wie, czy nie najważniejsze – kiedy ktoś pyta nas o zdanie, przestajemy czuć się bezimiennym „trybikiem w maszynie”, tylko kimś, kogo zdanie się liczy. Dajmy więc zespołowi poczuć, że ma przestrzeń do tego, żeby się wypowiedzieć i że bierzemy to pod uwagę, a wzrost motywacji będzie zauważalny.
Zespołowe podsumowanie krok po kroku
Jak się za to zabrać, żeby zespołowe podsumowanie nie skończyło jako zespołowe plotki lub wylewanie żalów? Potrzebne będą:
• 1 godzina czasu
• karty do podsumowania (po jednej dla każdego)
• przyda się tablica flipchart i markery
Krok 1
Zbierz zespół i daj każdemu kartę do podsumowania Zespołowe podsumowanie roku(wersja do druku – KLIKNIJ!#) (wersja minimalistyczna: pokaż im wzór na rzutniku/flipcharcie i niech skopiują go na swoje kartki).
Krok 2
Poproś członków swojego zespołu o chwilę refleksji nad tym co było, co jest i czego się spodziewają w 2024 roku. Zadanie polega na zapisaniu swoich uwag, pomysłów, przemyśleń w pięciu obszarach:
Przeszłość
- co się wydarzyło, co zapamiętaliśmy z ostatnich miesięcy
Teraźniejszość
- co dzieje się obecnie w naszym zespole
Pozytywy
- to, z czego możemy czerpać korzyści – z czego jesteśmy zadowoleni?
Negatywy
- to, co potrzebujemy zmienić/poprawić – co sprawia, że na co dzień trudniej nam się pracuje?
– nie ma głupich / nieważnych pomysłów! Możesz zadać im pytania pomocnicze (poniżej), ale nie ma potrzeby odpowiadania na każde z nich osobno. Uprzedź ich, że będą potem czytać to, co zapisali.
Przeszłość
– Co działo się w ostatnich miesiącach?
– Jakie wydarzenia minionego roku były istotnymi krokami milowymi?
– Co wpłynęło na to, w jakim miejscu jesteśmy teraz?
Teraźniejszość
– Na jakim etapie aktualnie jesteśmy?
– Co myślicie o obecnej sytuacji?
– Czy aktualny stan odpowiada waszym oczekiwaniom? Dlaczego tak, dlaczego nie?
Pozytywy
– Co przynosi nam korzyści? Jakie widzimy szanse i plusy naszej sytuacji?
– Co udało nam się zdobyć/osiągnąć?
– Czego się nauczyliśmy?
Negatywy
– Gdzie są nasze słabe punkty?
– Co powinniśmy poprawić?
– Czy coś ściąga nas do dołu? Co?
Przyszłość
– Jak wyobrażacie sobie nadchodzący rok? Dokąd powinniśmy zmierzać jako zespół?
– Po czym poznamy, że osiągnęliśmy sukces? Jak to zmierzyć?
– Jak możemy przygotować się na nadchodzące wyzwania?
Krok 3
Kiedy wszyscy skończą, poproś, żeby każdy podzielił się tym, co zapisał. Możecie zrobić to po kolei. Najlepiej będzie zebrać hasłowo wnioski na flipcharcie – zobaczycie w ten sposób, które wątki pojawiały się najczęściej, które wydarzenia były najbardziej znaczące itp.
Krok 4
Czas na dyskusję o tym, co zapisaliście i zaprezentowaliście. Możesz spytać, co każda z osób uważa za najważniejsze w perspektywie nadchodzącego roku? Gdzie były największe różnice i podobieństwa w odpowiedziach? Co chcieliby, żeby pojawiło się na arkuszach na podsumowaniu za rok?
Krok 5
Tutaj decyzja należy do Ciebie. Na tym etapie możesz:
- Zrobić przerwę, żeby dać sobie i innym czas na zastanowienie się nad tym, co jest dla Was najważniejsze. (Będzie to też czas dla Ciebie, żeby pomyśleć o zasobach, jakimi będziecie dysponować w nadchodzącym roku, żeby potraktować zespół serio i na etapie planowania nie składać pustych obietnic.) Wybierając tę opcję, zakończ spotkanie ustalając KONKRETNY TERMIN, kiedy spotkacie się, by domknąć wspólne ustalenia.
- Stworzyć wspólnie plan działania – może być zarówno osobisty jak i zespołowy. W tym przypadku po zakończeniu dyskusji (krok 4), poproś każdego o wybranie trzech najważniejszych tematów, którymi powinniście się zająć z myślą o poprawie wyników lub klimatu współpracy. W tej wersji zaplanujcie razem pierwsze kroki – działania do realizacji w perspektywie najbliższego miesiąca. Pamiętajcie, aby przydzielić zadania konkretnym osobom, bo te bez właściciela lubią znikać w odmętach codziennej rzeczywistości… 😉
Opracowanie: Zosia Augustyniak
Źródło: www.trytriggers.com „Recapping the year with your team: reflect and get insights”