HOW TO TAKE CARE OF EMOTIONAL COMFORT IN A DIFFICULT SITUATION?

Without emotions, there is no motivation.

And what to do when our emotions are in a completely different place than the tasks and projects we need to complete as a team? Many people may be concerned about the current situation, experiencing high stress and not showing it or even being fully aware of it. People whose life and work order has been disrupted may be distracted, demotivated, and less effective. So take care of yourself: quickly establish a new order at home and communication rules with your boss or team (if you are the boss) as soon as possible. Do not hesitate to tell your boss what you expect from him in this situation: work tools, specific ways of communication, organization, etc. Fortunately, humans are highly adaptable beings, and the situation should normalize within a few days.

As the team leader – especially in the initial phase of transferring the team’s work to the virtual space – you are responsible not only for efficiently planning and organizing the work but also for the team’s morale. Do not underestimate people’s anxiety and stress related to what is happening around them. This can affect and will affect their work efficiency. To minimize negative effects, it is necessary to quickly establish the aforementioned New Order and conscious communication, not just via email. To this end, organize a virtual meeting or teleconference to ensure a sense of comfort, safety, and clarity of the next steps.

During the teleconference, the team wants to hear a calm, matter-of-fact leader who, even if not everything is fully thought out yet, gathers information in a matter-of-fact way, asks questions, collects conclusions, and makes decisions based on them. The team wants to hear a calm, matter-of-fact tone of voice.

Here is an example of the course of a tele- or video-conference conducted by the boss:

• Potwierdź niepewność, niepokój  w tej sytuacji. Np. słowami: „ta sytuacja może wywoływać stres”, „trochę mamy zamieszania teraz, ale poradzimy sobie”, „są pewne turbulencje, ale zaraz się ogarniemy z tym…” itp. Te pozornie niewiele wnoszące konkretów słowa pełnią bardzo ważną funkcje psychologiczną. Ludzie czują, że nie są sami w swoim niepokoju, czują się zrozumiani , ich stres  jest  zauważony. I to samo w  sobie – paradoksalnie poprawia ich komfort emocjonalny. Oczywiście nie ma co się rozwodzić  nad etapem Potwierdzania zbyt długo, po takim wstępie przechodzimy do kroku drugiego.
• Omówienie zadań do wykonania, zasad organizacji, rozdzielenie zadań itd. czyli wszystko to co jest głównym przekazem informacyjnym. Pamiętaj zespół chce zobaczyć i usłyszeć , „że leci z nami pilot” czyli chce usłyszeć spokojną i rzeczową osobę.
• Zapytaj czego oczekują od Ciebie w nowej sytuacji, czego potrzebują : jakich narzędzi, kontaktu itd.
• Zadawaj pytania jak np. widza rozwiązania konkretnych problemów, ale pamiętaj, że na koniec to Ty podejmujesz decyzje. Jeśli decyzje są odłożone w czasie to z jasno określonym  terminem finalizacji.
• Podkreślaj w rozmowach wartość wsparcia zespołowego. Nie musisz robić tego wprost, ale np. poprzez  używanie zwrotu „my”, poprzez używanie fraz: „poukładamy to razem szybko krok po kroku”, „zmobilizujmy się wszyscy i ustalmy nowe zasady”… itd. Słowa : „razem”, „wspólnie”, „jako zespół „ w sposób podświadomy wspierają komfort emocjonalny, ponieważ ludzie zawsze w grupie czuli się silniejsi. Wspieraj też wszystkie pozytywne interakcje zespołowe (np. gdy ktoś oferuje innej osobie  w zespole pomoc w jakiejkolwiek formie)
• Ustalenie lub przypomnienie terminu następnej konferencji lub sposobów komunikacji . Zespół musi mieć poczucie ciągłości komunikacji i kontaktu.

Uwaga: Jeśli czytasz te rady trochę z niedowierzaniem w stylu: „to trochę przesada…”  to zapewniam cię, że fakty w rzeczywistości realnej na zewnątrz to jedna sprawa, a „fakty psychologiczne” i indywidualny odbiór rzeczywistości  to zupełnie inny świat… Obecna sytuacja i przekazy medialne mogą u wielu osób uruchamiać reakcje stresowe z lękowymi włącznie.

Na zakończenie przychodzi mi do głowy autentyczna relacja jednego z moich klientów, który był członkiem zespołu pracującego w bardzo niekomfortowej sytuacji  stresowej:

„Firma była w procesie dużej zmiany, fatalnie komunikowanej zresztą. Mieli zwalniać ludzi, nikt nie wiedział, kto, gdzie, jak. Nasz szef stworzył wtedy coś w rodzaju bańki ochronnej dla nas jako dla zespołu. Gdy wracał ze spotkań dzielił się informacjami uczciwie, ale w sposób selektywny. Zachowywał się zawsze spokojnie, koncentrował uwagę ludzi na bieżących zadaniach. Na spotkaniach gdy ktoś narzekał albo się wściekał mówił, że rozumie to, ale lepiej skupić się na tym co jest do zrobienia i na co mamy wpływ i tyle. Mówił, że mamy się trzymać razem i pilnować wykonania roboty najlepiej jak się da. Pamiętam jak mnie to pomagało na co dzień, dlatego teraz kiedy sam jestem szefem traktuję jego postawę  jako model do naśladowania”.

Pamiętaj: pewne jakości miękkie, ważne w relacjach międzyludzkich trudne są do przekazania mailowo, więc  nie przełączaj się całkowicie na  komunikacje mailowa. Telefon, Skype / Microsoft Teams itd. pomogą trochę zapełnić  lukę powstałą po braku interakcji międzyludzkich podczas kawy czy przerwy na lunch w biurowej kuchence…

Zobacz teraz: Jak zadbać o komfort emocjonalny w trudnej sytuacji? Cześć druga