JAK ZADBAĆ O KOMFORT EMOCJONALNY W TRUDNEJ SYTUACJI?

Bez emocji nie ma motywacji.

A co zrobić, gdy nasze emocje są w zupełnie inny miejscu, niż zadania i projekty, które mamy zrealizować jako zespół? Wiele osób może być zaniepokojonych obecną sytuacją, doświadczać dużego stresu  i nie okazywać tego lub nawet nie być  tego  do końca świadomym. Ludzie, których porządek życia i pracy został zaburzony mogą być zdekoncentrowani, zdemotywowani i mniej efektywni. Zadbaj więc o siebie: ustal szybko w miarę możliwości nowy porządek w domu i zasady komunikacji z szefem lub zespołem (jeśli jesteś szefem) . Nie wahaj się powiedzieć swojemu szefowi, czego od niego oczekujesz w tej sytuacji: narzędzi pracy, konkretnych sposobów komunikacji, organizacji itd. Na szczęście człowiek jest istotą o wysokich zdolnościach adaptacyjnych i w ciągu kilku dni  sytuacja powinna się unormować.

Jako szef zespołu – szczególnie w pierwszej fazie przenoszenia pracy zespołu do przestrzeni wirtualnej – odpowiadasz nie tylko za sprawne zaplanowanie i zorganizowanie pracy , ale także za „morale” zespołu. Nie lekceważ niepokoju i stresu ludzi związanego z tym co się wokół dzieje. To może wpływać i będzie wpływać na efektywność ich pracy. Aby zminimalizować negatywne skutki potrzeba szybkiego ustalenia wspomnianego już Nowego Porządku i świadomej komunikacji i to nie tylko mailowej. W tym celu zorganizuj spotkanie wirtualne lub telekonferencję, by zadbać o poczucie komfortu, bezpieczeństwa i jasności kolejnych kroków.

W trakcie telekonferencji zespół chce usłyszeć spokojnego, rzeczowego szefa, który nawet jeśli nie wszystko ma do końca jeszcze przemyślane to w sposób rzeczowy zbiera informacje, zadaje pytania, zbiera wnioski  i na ich bazie podejmuje decyzje. Zespół chce usłyszeć spokojny rzeczowy ton głosu.

Oto przykładowy przebieg Tele – lub videokonferencji prowadzonej przez szefa:

• Potwierdź niepewność, niepokój  w tej sytuacji. Np. słowami: „ta sytuacja może wywoływać stres”, „trochę mamy zamieszania teraz, ale poradzimy sobie”, „są pewne turbulencje, ale zaraz się ogarniemy z tym…” itp. Te pozornie niewiele wnoszące konkretów słowa pełnią bardzo ważną funkcje psychologiczną. Ludzie czują, że nie są sami w swoim niepokoju, czują się zrozumiani , ich stres  jest  zauważony. I to samo w  sobie – paradoksalnie poprawia ich komfort emocjonalny. Oczywiście nie ma co się rozwodzić  nad etapem Potwierdzania zbyt długo, po takim wstępie przechodzimy do kroku drugiego.
• Omówienie zadań do wykonania, zasad organizacji, rozdzielenie zadań itd. czyli wszystko to co jest głównym przekazem informacyjnym. Pamiętaj zespół chce zobaczyć i usłyszeć , „że leci z nami pilot” czyli chce usłyszeć spokojną i rzeczową osobę.
• Zapytaj czego oczekują od Ciebie w nowej sytuacji, czego potrzebują : jakich narzędzi, kontaktu itd.
• Zadawaj pytania jak np. widza rozwiązania konkretnych problemów, ale pamiętaj, że na koniec to Ty podejmujesz decyzje. Jeśli decyzje są odłożone w czasie to z jasno określonym  terminem finalizacji.
• Podkreślaj w rozmowach wartość wsparcia zespołowego. Nie musisz robić tego wprost, ale np. poprzez  używanie zwrotu „my”, poprzez używanie fraz: „poukładamy to razem szybko krok po kroku”, „zmobilizujmy się wszyscy i ustalmy nowe zasady”… itd. Słowa : „razem”, „wspólnie”, „jako zespół „ w sposób podświadomy wspierają komfort emocjonalny, ponieważ ludzie zawsze w grupie czuli się silniejsi. Wspieraj też wszystkie pozytywne interakcje zespołowe (np. gdy ktoś oferuje innej osobie  w zespole pomoc w jakiejkolwiek formie)
• Ustalenie lub przypomnienie terminu następnej konferencji lub sposobów komunikacji . Zespół musi mieć poczucie ciągłości komunikacji i kontaktu.

Uwaga: Jeśli czytasz te rady trochę z niedowierzaniem w stylu: „to trochę przesada…”  to zapewniam cię, że fakty w rzeczywistości realnej na zewnątrz to jedna sprawa, a „fakty psychologiczne” i indywidualny odbiór rzeczywistości  to zupełnie inny świat… Obecna sytuacja i przekazy medialne mogą u wielu osób uruchamiać reakcje stresowe z lękowymi włącznie.

Na zakończenie przychodzi mi do głowy autentyczna relacja jednego z moich klientów, który był członkiem zespołu pracującego w bardzo niekomfortowej sytuacji  stresowej:

„Firma była w procesie dużej zmiany, fatalnie komunikowanej zresztą. Mieli zwalniać ludzi, nikt nie wiedział, kto, gdzie, jak. Nasz szef stworzył wtedy coś w rodzaju bańki ochronnej dla nas jako dla zespołu. Gdy wracał ze spotkań dzielił się informacjami uczciwie, ale w sposób selektywny. Zachowywał się zawsze spokojnie, koncentrował uwagę ludzi na bieżących zadaniach. Na spotkaniach gdy ktoś narzekał albo się wściekał mówił, że rozumie to, ale lepiej skupić się na tym co jest do zrobienia i na co mamy wpływ i tyle. Mówił, że mamy się trzymać razem i pilnować wykonania roboty najlepiej jak się da. Pamiętam jak mnie to pomagało na co dzień, dlatego teraz kiedy sam jestem szefem traktuję jego postawę  jako model do naśladowania”.

Pamiętaj: pewne jakości miękkie, ważne w relacjach międzyludzkich trudne są do przekazania mailowo, więc  nie przełączaj się całkowicie na  komunikacje mailowa. Telefon, Skype / Microsoft Teams itd. pomogą trochę zapełnić  lukę powstałą po braku interakcji międzyludzkich podczas kawy czy przerwy na lunch w biurowej kuchence…

Zobacz teraz: Jak zadbać o komfort emocjonalny w trudnej sytuacji? Cześć druga