W każdym miejscu pracy zatrudnione osoby są odpowiedzialne za konkretne zadania, z których potem są indywidualnie rozliczane. Najważniejsze jednak jest to, aby jednostki potrafiły ze sobą współpracować, ponieważ bez tego prawdopodobnie nie uwolnią w pełni swojego potencjału. Kreatywna praca w grupie maksymalizuje zalety pracowników i minimalizuje ich wady. Prowadzi to do kreacji dynamicznego, produktywnego i efektywnego środowiska pracy, a co za tym idzie do większych zysków firmy.

Każdy z nas pamięta przynajmniej jedno takie spotkanie: było głośno, poruszyliśmy milion wątków, kilka osób wygłosiło oracje niczym szlachta na sejmiku, skończyliśmy bez konkretów, a potem wszyscy zaczęli zerkać na zegarki i wrócili do swoich laptopów… Co zrobić, żeby dyskusje były konkretne i owocne? Jak powstrzymać krasomówców i zachęcić do wypowiedzi również cichych uczestników? Poniższe techniki moderacji testowaliśmy osobiście i pomogły uratować niejedną zespołową dyskusję 🙂

Oferta rynku szkoleniowego może zawrócić w głowie. Pod hasłem “team building i komunikacja w zespole” znajdziemy całą masę propozycji od paintballu i budowania maszyny Goldberga (wygląda tak) począwszy, na coachingu zespołu i grach VR kończąc. Jak w tym gąszczu możliwości rozpoznać, które szkolenie rzeczywiście przyniesie efekty?

Taki przekaz wysyła wielu przytłoczonych nawałem spraw managerów. Ryzykowny, bo – powiedzmy sobie szczerze – czy faktycznie motywuje do znalezienia rozwiązania? Nie bardzo. Sugeruje raczej coś w rodzaju “nie mam czasu się tym zajmować, nie bądź fajtłapą i poradź sobie sam”. Z drugiej strony manager też jest człowiekiem. Na naszych szkoleniach dla liderów managerowie jak mantrę powtarzają, że marzą o większej samodzielności i proaktywności podwładnych, która pozwoli im odetchnąć od załatwiania spraw za nich. Paradoksalnie, wielu z nich reaguje natychmiastową pomocą i propozycją rozwiązania, kiedy tylko pracownik zgłosi problem. Wszystko w jak najlepszej intencji! Efekt bywa taki, że pracownik często nie jest wcale zachwycony pomysłem, który nie jest jego autorstwa (najbardziej lubimy przecież nasze własne pomysły!), co manager – poniekąd słusznie – odbiera jako czarną niewdzięczność… Jak w takim razie wciągnąć podwładnego do działania? Jak zapewnić mu wsparcie bez wymyślania wszystkiego za niego? W artykule prezentujemy 5 pytań coachingowych przydatnych, kiedy chcemy zaangażować pracownika we współtworzenie rozwiązań.

W przeciągu ostatnich 2 tygodni realia naszego codziennego życia zmieniają się z dnia na dzień na naszych oczach. Styl pracy, który kiedyś był wymuszany realiami projektów lub rynku pracy wąskiej grupy specjalistów, dzisiaj stał się mniej lub bardziej chcianą rzeczywistością wielu zespołów. Home office, czyli praca z domu, stał się już (lub stanie się niedługo) codzienną rzeczywistością naszej pracy zespołowej. Permanentna praca  zdalna całego zespołu to zupełnie inna bajka niż home office, kiedy czasami kogoś po prostu nie ma w biurze. Tym razem przenosimy do przestrzeni wirtualno-telefonicznej pracę całego zespołu. Chodzi  więc o stworzenie nowych ram, „rytuałów” pracy zespołowej w nowych warunkach. Takie ramy  tworzą porządek i pomagają  się szybciej zaadaptować do nowej sytuacji. Na co warto zwrócić uwagę, z perspektywy managera, by minimalizować negatywne skutki takiej sytuacji dla produktywności każdego z członków jak i całego zespołu? Czytaj dalej i dowiedz się co jest kluczowe dla zachowania efektywności zespołu w tym trudnym czasie

Gdy z dnia na dzień zmienia się nasza rzeczywistość rolą menedżera jest sprawne działanie w poszukiwaniu rozwiązań, które pomogą zespołowi odnaleźć się w trudnej sytuacji. W pierwszych krokach warto pomyśleć o trzech zagadnieniach: sposób komunikacji i przepływu informacji; sposób organizacji pracy w nowych realiach; sposób na radzenie sobie z pojawiającymi się emocjami. W sytuacji nagłej zmiany, niepewnego kontekstu pracy powinniśmy zadbać przede wszystkim o sprawne „lądowanie” w nowej sytuacji, czyli zadbanie o komfort codziennego funkcjonowania oraz sprawną realizację zadań. To oznacza, że od samego początku powinniśmy spodziewać się spadku produktywności, zaangażowania i możliwości realizacji założonych celów. Jednocześnie, mając tą świadomość powinniśmy się pocieszać świadomością, że pierwsza czkawka rzadko przekłada się na długotrwały spadek produktywności pracy zespołowej, jeśli sprawnie zadziałamy w trzech obszarach: Sposób komunikacji i przepływu informacji – w pierwszym kroku ustal z pracownikami sposób przepływu informacji w zespole jak i pomiędzy poszczególnymi osobami. Wspólnie podejmijcie decyzję z jakich narzędzi chcecie skorzystać w kontekście poszukiwania informacji (czy mamy do siebie pisać, dzwonić z każdym tematem?) oraz przekazywania informacji (jak informować o problemach lub o realizacji zadania?). Więcej o konkretnych narzędziach TUTAJ #. Sposób organizacji pracy – druga kwestia to podjęcie decyzji o tym jak organizujemy swój dzień pracy jako zespół. Jeśli nie mamy siebie wzajemnie pod ręką (jak zwykle w biurze) warto określić przedziały godzinowe w których jesteśmy dostępni i możemy się ze spokojnym sumieniem „ścigać” o zrobienie różnych zadań. Wierz mi lub nie, często przy „home office” zdarzają się pracownikom opory w stylu: „czy o 16:15 mogę jeszcze do niego zadzwonić w kwestiach zawodowych?”. Gdy mamy już ustalone przedziały godzinowe (np.: wszyscy jesteśmy dostępni od 10 do 16 a resztę czasu gospodarujemy swobodnie) warto zadbać też o przestrzeń, w której będziemy zarządzali zadaniami. Miejsce, w którym będziemy na bieżąco z tym co na nas czeka, co aktualnie robią inni a co zostało zakończone. Wspólne miejsce do zarządzania zadaniami pomaga też dyscyplinować się w sytuacji rozprężenia. Więcej o konkretnych narzędziach TUTAJ #. ABC radzenia sobie z emocjami – idziesz do sklepu i widzisz puste półki. I tak trzy dni z rzędu próbujesz papier toaletowy, który Ci się po prostu skończył. Potrzebujesz tylko jednej „paczki” tego towaru, który stał się deficytowy. Nie przejdzie Ci przez myśl, że może faktycznie ta sytuacja może się nagle znacznie pogorszyć? Czy tego chcemy czy nie otaczająca rzeczywistość wpływa na nasz stan emocjonalny, który przecież jest źródłem motywacji do działania. Choć oczywiście w mediach (głównie społecznościowych) znajdziemy sporo nawoływań do zachowania spokoju, da się odczuć w powietrzu lekki powiew obaw, strachu, czasem nawet lęku w rozmowach z innymi. Nie mając wiedzy specjalistycznej trudno nam będzie polemizować na ile sytuacja faktycznie wymaga naszej uwagi i zaangażowania (które będzie zabierać od codziennej pracy), warto skupić swoje działania w roli menedżera na radzeniu sobie ze stanem faktycznym. Co konkretnie warto robić?  

Bez emocji nie ma motywacji. A co zrobić, gdy nasze emocje są w zupełnie inny miejscu, niż zadania i projekty, które mamy zrealizować jako zespół? Wiele osób może być zaniepokojonych obecną sytuacją, doświadczać dużego stresu  i nie okazywać tego lub nawet nie być  tego  do końca świadomym. Ludzie, których porządek życia i pracy został zaburzony mogą być zdekoncentrowani, zdemotywowani i mniej efektywni. Zadbaj więc o siebie: ustal szybko w miarę możliwości nowy porządek w domu i zasady komunikacji z szefem lub zespołem (jeśli jesteś szefem) . Nie wahaj się powiedzieć swojemu szefowi, czego od niego oczekujesz w tej sytuacji: narzędzi pracy, konkretnych sposobów komunikacji, organizacji itd. Na szczęście człowiek jest istotą o wysokich zdolnościach adaptacyjnych i w ciągu kilku dni  sytuacja powinna się unormować. Jako szef zespołu – szczególnie w pierwszej fazie przenoszenia pracy zespołu do przestrzeni wirtualnej – odpowiadasz nie tylko za sprawne zaplanowanie i zorganizowanie pracy , ale także za „morale” zespołu. Nie lekceważ niepokoju i stresu ludzi związanego z tym co się wokół dzieje. To może wpływać i będzie wpływać na efektywność ich pracy. Aby zminimalizować negatywne skutki potrzeba szybkiego ustalenia wspomnianego już Nowego Porządku i świadomej komunikacji i to nie tylko mailowej. W tym celu zorganizuj spotkanie wirtualne lub telekonferencję, by zadbać o poczucie komfortu, bezpieczeństwa i jasności kolejnych kroków. W trakcie telekonferencji zespół chce usłyszeć spokojnego, rzeczowego szefa, który nawet jeśli nie wszystko ma do końca jeszcze przemyślane to w sposób rzeczowy zbiera informacje, zadaje pytania, zbiera wnioski  i na ich bazie podejmuje decyzje. Zespół chce usłyszeć spokojny rzeczowy ton głosu.

Wielu menedżerów obecną sytuację postrzega jako ogromne zagrożenie dla codziennej produktywności pracowników, efektywności zespołu i finalnie jako zagrożenie dla realizacji celów. Siedzi gdzieś tam w naszej głowie myśl, że jednak ludzie to leniuszki i nie bardzo będzie im się chciało pracować. A jeszcze jak nie ma ich w biurze, to przecież tego nie będzie widać! Niezależnie od poziomu „leniuszkowości”, znane nam są sposoby i narzędzia pomagające zadbać o dobry poziom produktywności. Niezależnie od sytuacji warto pamiętać, że rozproszenie uwagi i generalne rozprężenie w takich sytuacjach będzie wynikać przede wszystkim z kontekstu emocjonalnego (poczucie bezpieczeństwa), aniżeli braku zaangażowania w realizację zadań.

Akapit wprowadzenia: Godzina 8:00, jestem gotowa na nowy dzień! Nie takie rzeczy w końcu się robiło. Zaplanujemy gry dla dzieci, jakieś lekcje, może filmy edukacyjne on-line i będziemy mieli w spokoju czas na wyrobienie się z własnymi zadaniami do pracy. Tak mi się przynajmniej wydawało pierwszego dnia… Godzina 8:00, jestem gotowa: świeżo zaparzona kawa – jest komputer – włączony mail – odpalony „Centrum zarządzania światem” przygotowane na nowy dzień pełen wyzwań…i nagle: Mamooooooo, głodna jestem – i już wiem, to nie będzie zwyczajny dzień w pracy… Kiedy śniadanie zostaje ogarnięte i czuję, że tak, to już jest ten moment kiedy mogę zacząć podbijać świat…. To mój „cały świat” pokazuje mi, że mogę swoje plany włożyć to między bajki, bo właśnie wtedy pada TO pytanie: Mamo, a pobawimy się razem? I tu zaczyna się żonglowanie zadaniami i czasem dla córki. Z jednej strony muszę wykonać zaplanowane na dzisiaj zadania a z drugiej nie chce żeby córka poczuła się odrzucona, zostawiona sama sobie. To jest żonglowanie zadaniami na poziomie „master”. Zaczynam sobie w głowie powtarzać: „Kochana, to jest kolejne wyzwanie, które pomoże ci wyćwiczyć w sobie kreatywność, efektywne zarządzanie oraz cierpliwość. To cię tylko wzmocni i sprawi, że będziesz silniejsza”… Trochę pomaga, choć bardziej pomógłby pewnie kieliszek wina, ale tego nie wolno, więc zostaje wziąć się w garść i zielona herbata ☺ Godzina: 12:00, w lustrze dostrzegam, że chyba pojawiły się pierwsze siwe włosy… Kiedy już udaje mi się ogarnąć wszędobylski chaos (przynajmniej mniej więcej)  i zająć dziecko zabawą z psem, dzwoni telefon. Poznaje numer, to jeden z ważniejszych klientów. Łapię komórkę, uciekam do pustego pokoju, zamykam drzwi i odbieram. Mniej więcej w połowie prowadzonych negocjacji słychać wielkie „łubuduuuu!!!”. U mnie konsternacja i ze słuchawką przy uchu, biegnę oszacować straty w ludziach i psach. Na szczęście jedyny ranny to biedny skrzydłokwiat, który zdobił parapet… Szczęście w nieszczęściu, że klient słysząc co się dzieje idzie mi na rękę i zgadza się na moje warunki – ha! Pierwsze dzisiaj zwycięstwo ☺ Jednak chwila triumfu nie trwa długo, córka woła mnie do kuchni… Supermama zapomniała o gotującym się w garnku makaronie na obiad. Ok, zdarza się –  na szczęście żyjemy w cudownych czasach, w których istnieje coś takiego jak mrożonki i ku uciesze mojego dziecka, dzisiaj na obiad frytki + paluszki rybne. Od 13:00 do około 14:00 jest względny spokój – dzięki Ci losie za dziecko, które wolno je Wykorzystuje chwilę i wysyłam zaległe maile, kończę raport i planuje sobie kolejny dzień pracy – nie przypuszczałam, że tak wiele rzeczy mogę zrobić w godzinę, widać to kwestia motywacji.  Szefa informuje o udanych negocjacjach – jest dumny… innymi sprawami już nie zawracam mu głowy, niech nadal będzie dumny ☺ W końcu jest, wybija 16:00, zamykam maila, wyłączam komputer, wyciszam telefon służbowy, siadam na kanapie, zamykam oczy…i wtedy słyszę znajomy, melodyjny głosik istoty, którą kocham nad życie: – Mamooooo, pić mi się chce! – i już wiem, że dzień pracy się wcale nie skończył ☺ Tak właśnie wyglądał mój pierwszy dzień pracy zdalnej łączony z opieką nad córką. Było to niezłe wyzwanie, ale i ciekawe doświadczenie, pomogło mi to wypracować kilka patentów na kolejne dni. Oto one: Zabawa w szkołę – ja przy biurku, córka przy swoim stoliku, pierwsza lekcja plastyka, temat pracy: „Wiosna” i mam jakieś 30 minut spokoju…ale szoook. Bałam się odezwać żeby nie oderwać młodej od pracy. Potem sprawdzenie i ocenienie pracy, krótka przerwa dla niej i dla mnie a następnie język polski i tu też dałam młodej kilka zadań i o dziwo naprawdę się mocno wkręciła w całą zabawę, nawet mówiła do mnie per „Proszę Pani”. Oczywiście cała zabawa nie trwała 8h, tylko około 3h, ale po całej zabawie córka miała już chyba dość mojego towarzystwa i zajęła się po prostu sobą ☺ Zabawa w biuro – podobna jak zabawa w szkołę, ale już sama zmiana nazwy zabawy sprawiła, że stała się ona czymś nowym i fajnym. Tu ustawiłyśmy swoje biurka naprzeciwko siebie i każda z nas miała swoje obowiązki, ja te prawdziwe a młoda te, które akurat przyszły mi do głowy. Zysk z tej zabawy jest podwójny, nie dość, że ja mogłam spokojnie popracować to moja córka tuż po studiach będzie mogła sobie wpisać w CV przeszło 20-letnie doświadczenie w pracy biurowej ☺ Internet – wbrew pozorom w wirtualnym świecie można znaleźć kilka wartościowych i pomocnych stron, poniżej kilka propozycji ☺ https://www.matzoo.pl/ https://www.buliba.pl/ https://www.domowyprzedszkolak.pl/ https://ciufcia.pl/ https://cojanato.pl/wp-content/uploads/2020/03/Gra.pdf Trzymam mocno kciuki za wszystkie dzielne mamy i dzielnych tatusiów i pamiętajcie: „To jest kolejne wyzwanie, które pomoże wyćwiczyć w sobie kreatywność, efektywne zarządzanie oraz cierpliwość. To nas tylko wzmocni i sprawi, że będziemy silniejsi”… 😀